O tema de hoje é PDCA! Você conhece?

É descrita por alguns autores como uma ferramenta, enquanto essa denominação é contestada por outros, que afirmam ser bem mais que isso, sendo praticamente uma filosofia, o PDCA é um método eficiente de planejamento de QUALQUER COISA, mas seu uso ganhou fama principalmente entre os profissionais da gestão da qualidade.

Também conhecido como “Ciclo de Deming”, o PDCA foi criado na década de 20 por Walter A. Shewhart, A sigla PDCA significa: Plan, Do, Check, Act, que significam: Planejar, Executar (Desenvolver, Fazer), Verificar (Checar) e Agir (Atuar), e, essa forma de agir serve tanto para implantação de novas ideias como para solução de problemas.

PLANEJAR (PLAN): Estabelecer os objetivos e processos necessários para fornecer resultados de acordo com o resultado esperado (a meta ou metas). Ao estabelecer expectativas de saída, a integridade e precisão da especificação é também uma parte da melhoria alvo. Quando possível começar em pequena escala para testar os possíveis efeitos.

EXECUTAR (DO): Implementar o plano, executar o processo, fazer o produto. Coletar dados para mapeamento e análise dos próximos passos "verificar" e "agir".

VERIFICAR (CHECK): Estudar o resultado atual (medido e coletado no passo anterior “executar”) e compará-lo em relação aos resultados esperados (objetivos estabelecidos no passo “PLANEJAR”) para determinar quaisquer diferenças. Procurar por desvios na aplicação do plano e também olhar para a adequação e abrangência do plano permite a execução do próximo passo, ou seja, "AGIR". Traçar dados pode fazer isso muito mais fácil para ver as tendências ao longo de vários ciclos de PDCA e assim converter os dados coletados em informação. Informação é o que você precisa para a próxima etapa "AGIR".

AGIR (ACT): Tomar ações corretivas sobre as diferenças significativas entre os resultados reais e planejados. Analisar as diferenças para determinar suas causas. Determinar onde aplicar as mudanças que incluem a melhoria do processo ou produto. 

• Ação corretiva: Plano de ação para eliminar a causa de uma não conformidade existente, visando eliminar ou reduzir a possibilidade de reincidência dessa não conformidade.
• Ação preventiva: Plano de ação para eliminar a causa de uma não conformidade potencial, visando eliminar ou reduzir a possibilidade de ocorrência dessa não conformidade.
• Ação de melhoria: Plano de ação para implementar melhorias contínua nos processos.

Quando uma passagem por estes quatro passos não resultar na necessidade de alguma melhora, o método ao qual o PDCA é aplicado pode ser refinado com maiores detalhe na iteração seguinte do ciclo, ou a atenção deve ser colocada de uma forma diferente em alguma fase do processo. O plano PDCA quando aplicado junto ao Sistema de Gestão da Qualidade pode programar ações para atingir a melhoria contínua, assegurar a operação e controle dos processos produtivos.

Como podemos ver o PDCA não funciona sozinho, em sua essência deve ser aliado a outras ferramentas da qualidade para que possa ser de fato aplicado, como por exemplo, a ferramenta Plano de Ação, mas isso já é assunto para outro post!

Alavanque sua empresa, conheça a Inteligência de negócio!

O termo “Business Intelligence”, também conhecido como “Inteligência de Negócio” está presente no mercado desde os anos 80 e foi introduzido pelo Gartner Group. A inteligência de negócio explora dados de diversas origens, transformando-os em informações relevantes, que auxiliam os gestores da empresa a tomarem decisões mais seguras e direcionadas. Para fornecer essas informações, os sistemas de Inteligência de negócio utilizam o monitoramento do desempenho nos processos operacionais, sendo medidos através de métricas e indicadores. Uma características desses sistemas é a rápida apresentação de dados tornando a tomada de decisão uma tarefa simples, rápida e eficiente.

Os sistemas não estão restritos a uma tecnologia especifica, permitindo assim flexibilidade e adaptação a cada novo projeto.  As variações mais comuns desses sistemas são: Data Mining, Query Report e Ferramentas de simulação.

A estrutura básica de um sistema de Inteligência de Negócio é:

• Fonte de dados: Os dados são frutos dos mais diversos sistemas da informação e vão desde dados internos da empresa até o comportamento do cliente.
• Consolidação: A consolidação dos dados por um processo de transformação e tratamento de acordo com a necessidade de cada projeto, tornando-o centralizado, estável e disponível aos gestores.
•  Decisão: Um sistema de inteligência de negócio só é útil se o resultado final auxilia a tomada de decisão.

O resultado da aplicação de um BI (Business Intelligence) deve: Permitir um rápido retorno sobre o investimento, capacitar os usuários a tomar decisões e agir, lidar com grande quantidade e variedade de dados e antecipação de riscos.

 

       A implementação de sistemas de Inteligência de Negócio pode trazer benefício para vários segmentos de empresas e seus departamentos. Alguns exemplos são:

•  Marketing: Alinhar estratégias e aprimorar a desempenho de campanhas.
• Finanças: Gerenciar riscos e controle de custos.
• Vendas: Descobrir novas oportunidades de negócios e aumentar o ciclo de vendas.

       A Inteligência de Negócio alavanca os resultados e agrega valor à sua empresa, melhorando a qualidade dos serviços e proporcionando maior satisfação dos clientes, sendo uma forma de obter informações de maneira rápida, assertiva e consolidada. Onde antes se demorava semanas para criação de relatórios, hoje com a Inteligência de Negócio duram apenas segundos.  

Indicadores de desempenho, o que são?

Se você trabalha em uma empresa com processos organizados e metas bem definidas, são grandes as chances de que você já tenha ouvido falar em Indicadores. A grande atenção dada a eles pelos gerentes e sua aparente complexidade podem acabar assustando aqueles que estão tendo seu primeiro contato com essa importantíssima ferramenta, o post de hoje irá esclarecer de forma simples como ela funciona.

Os indicadores são instrumentos de gestão cujo objetivo é monitorar e avaliar as organizações, seus projetos, programas e políticas. Com eles é possível acompanhar o alcance de metas, a melhoria dos processos e soluções de problemas. Bem como identificar a necessidade de alguma mudança.

Pode-se dizer que eles possuem duas funções básicas:

- Descrever por meio da geração de informações o estado real dos acontecimentos e o seu comportamento;

- Analisar as informações presentes com base nas anteriores de forma a realizar proposições valorativas.

De maneira resumida, um indicador é um valor numérico (pode ser uma unidade de medida, porcentagem, etc.) ou um atributo (por exemplo: Quando algo não pode ser medido de forma a se atribuir um valor numérico).

Dessa forma os indicadores servem para:

·         Mensurar os resultados e gerir o desempenho;

·         Embasar a análise crítica dos resultados obtidos e do processo de tomada decisão;

·         Contribuir para a melhoria contínua dos processos organizacionais;

·         Facilitar o planejamento e o controle do desempenho;

·         Viabilizar a análise comparativa do desempenho da organização.

Como pudemos ver, os indicadores são de extrema importância para a boa gerência de uma organização, e sua implementação é relativamente fácil, mas, para uma empresa que está em fase inicial de utilização das ferramentas da qualidade, recomendamos começar com poucos indicadores, medindo apenas os processos básicos, e ir aumentando gradativamente à medida que haja melhor sensibilidade institucional ao trato desse assunto.

Prospecção Ativa de Clientes - O Cold Call

A utilização da captação de clientes através de telefonemas, hoje em dia, é essencial para a sobrevivência de muitas empresas. Neste cenário, a Smart Consultoria Júnior usufrui de uma ferramenta chamada Cold Call, ou ligação a frio.

O método em si, consiste na filosofia de nunca ter havido um contato prévio com o cliente que se deseja captar. Seu passo-a-passo é simples: Primeiro, é elaborada, uma lista com nomes de empresas, bem como o telefone e o responsável por cada uma delas. Em seguida, você deve elaborar um roteiro de ligação, a fim de se ter sempre uma “carta na manga” na hora do telefonema.

Este roteiro deve ser apenas uma base dos assuntos que você vai abordar na ligação, porém não é algo que você deve ler e muito menos se prender. É necessário ter em mente de que fugir ao máximo do Telemarketing é essencial.

Algumas dicas para melhor aproveitar a ferramenta são:

·         Falar sorrindo. Sim! Fale sorrindo. Quando você tem essa prática nas suas ligações, você deixa transparecer à pessoa do outro lado da linha, um sentimento de confiança no que se está tentando vender.

·         Saiba quem você quer atingir. É essencial que você defina a abrangência de ramos das empresas que você vai prospectar. Uma pesquisa de mercado é extremamente válida para se atualizar em quais empresas sua ligação terão maior efetividade.

·         Pratique sem medo de errar. Somente treinando e aprimorando suas ligações, é que você conseguirá aumentar seu poder persuasão, irá aprender a cuidar do ritmo da sua fala, bem como cuidar do seu tom de voz. Portanto pratique o máximo que você puder, seja com amigos, ou até mesmo com membros da sua empresa.

Esta forma de se prospectar clientes nos trouxe muitos resultados positivos, nos quais ampliamos nossa gama de contatos, visitando empresas e por vários momentos fechando projetos de consultoria na região.